5 trucs essentiels pour bien gérer votre évènement
1. Éviter de vouloir plaire à tout le monde
Personnellement, je suis un trop bon gars. Je ne veux pas me lancer de fleur, mais j’ai souvent tendance à vouloir faire (trop) plaisir. Ici, il faut se mettre des limites. Impossible de plaire à tout le monde. Tout ça, c’est du temps et de l’argent. Il faut garder la tête froide et penser qu’à la fin, il faut payer les factures. Il faut être un petit peu égoïste et se dire que l’on fait ça pour faire grandir la business.
2. Centralisation de la gestion
Définissez UN lieu unique pour la coordination de vos contacts, vos notes, vos fichiers, les finances, etc.. La décentralisation de l’information peut s’avérer très dangereuse quand vient le temps de faire vos suivis. Un fichier word, envoyé par email, corrigé, renvoyer, revalider, réenvoyer… vous voyez le genre? Nous avons opté pour ZOHO qui permet tout cela. Le système n’est pas trop dispendieux et assure ainsi une centralisation complète. Google Drive est évidemment aussi un bon choix, mais ne possède pas d’outil de facturation.
3. Attention aux finances
Même si l’événement s’avère petit, assurez-vous de bien classer vos dépenses et vos revenus. On ne sait jamais jusqu’à quel point ça peut grandir. Si une personne connexe à l’équipe doit s’en occuper, assurez-vous que la personne en question s’en occupe comme il faut. Définissez comment vous allez coordonner le tout. Je peux vous dire que de tenter de retrouver des factures en date de deux ans lorsqu’il vient le temps de faire l’impôt, c’est un peu chiant.
4. Bien définir les rôles
Je vais être honnête, j’ai beaucoup appris à déléguer avec le temps. On a souvent tendance à s’attacher à ce que l’on crée et on souhaite que ça avance rapidement. Alors lorsqu’une personne de l’équipe tarde à produire quelque chose, on a alors tendance à s’en occuper. Spécifiez les rôles de façon claire et assurez des suivis serrés au besoin.
5. Avoir du plaisir
Ce que je peux dire après 4 ans, c’est que j’ai encore du plaisir à produire le Foodcamp de Québec. Ce n’est pas toujours évident, c’est géré à temps partiel le soir et la fin de semaine, c’est parfois stressant, mais j’ai encore du plaisir à le faire. Et surtout, la vague des commentaires positifs suite à l’événement apporte une dose de satisfaction énorme.